Jak złożyć perfekcyjny zestaw konferencyjny dla uczestników.

Poznaj 5 niezbędnych elementów pakietu Organizacja konferencji to wymagające zadanie. Dużym wyzwaniem jest dopilnowanie najdrobniejszych szczegółów związanych ze spotkaniem. Ustalenie tematyki, omówienie budżetu i wybór odpowiedniego miejsca to kwestie kluczowe. Niejako obok nich funkcjonuje wiele ważnych tematów, których również powinieneś dopilnować. Jednym z nich jest pakiet materiałów konferencyjnych.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jaką funkcję spełnia zestaw konferencyjny?

• Jak skompletować pakiet na konferencję?

• Dlaczego warto personalizować pakiet materiałów konferencyjnych?

Jaką funkcję spełnia zestaw konferencyjny?

Gadżety, które trafią do wszystkich uczestników wydarzenia pełnią określone funkcje:

• Przekazują istotne informacje dotyczące tematyki konferencji.
• Pomagają lepiej zapamiętać wydarzenie.
• Wspierają strategię budowania rozpoznawalności marki.

Zestaw konferencyjny ma uczyć i promować. Pakiet na konferencję pozwala uczestnikom zaznajomić się z programem i najważniejszymi informacjami dotyczącymi konferencji, a także bliżej poznać markę organizatora. Uczestnicy tego typu wydarzeń zwracają dużą uwagę na zawartość zestawu konferencyjnego. Nie chcesz ich rozczarować? Sprawdź, jak sprawnie przygotować kompleksowy pakiet materiałów konferencyjnych.

Jak skompletować pakiet na konferencję?

Zestaw konferencyjny możesz przygotować z następujących elementów:

1. Torba na materiały konferencyjne Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne również w biznesie. I możesz zrobić je tylko raz. Dlatego istotnym elementem zestawu konferencyjnego jest opakowanie. Oczywiście powinieneś je dostosować do branży, w jakiej działa Twoja firma oraz tematyki wydarzenia. Przykład? Jeśli jesteś producentem żywności ekologicznej, to dobrym pomysłem będzie umieszczenie pakietu materiałów konferencyjnych w bawełnianej lub lnianej torbie na ramię. Może to być również gustowna i elegancka teczka.
2. Smycz z identyfikatorem Smycz to bardzo popularny i funkcjonalny gadżet konferencyjny. W czasie wydarzenia jest na niej zawieszony identyfikator, który pozwala na szybką weryfikację uczestnika szkolenia. Po zakończeniu konferencji do smyczy można przypiąć klucze. Jeśli umieścisz na niej logo swojej firmy, to znacznie zwiększysz ekspozycję marki. Smycze to relatywnie tanie gadżety, dzięki czemu możesz umieścić je w pakiecie konferencyjnym bez nadmiernego obciążania budżetu.
3. Artykuły piśmiennicze To najpopularniejszy gadżet reklamowy. Chciałoby go otrzymać 39% respondentów przebadanych przez BPMA Industry Research. Dlatego warto umieścić w zestawie konferencyjnym długopis, ołówek i notatnik. W ten sposób ułatwisz uczestnikom szkolenia robienie notatek. Dobrym pomysłem będzie dodanie eleganckiego kalendarza w formie książkowej.
4. Agenda oraz informator To ważna część pakietu na konferencję. Do zestawu powinieneś dołączyć wszystkie drukowane materiały dotyczące wydarzenia. Jeśli organizujesz spotkanie w większym centrum konferencyjnym, to umieść w pakiecie mapkę obiektu. Oczywiście warto dodać przygotowane na tę okazję ulotki i broszury reklamowe.
5. Gadżety związane z tematyką konferencji Zestaw konferencyjny powinien współgrać z tematyką konferencji. Co to oznacza w praktyce? Jeśli wydarzenie jest poświęcone branży technologicznej, to w pakiecie możesz umieścić powerbank, pendrive lub słuchawki Bluetooth. Jeżeli jest to konferencja dla branży odzieży sportowej, to zadbaj o odpowiednie gadżety jak koszulka treningowa czy butelka na wodę. Przygotowujesz konferencję dotyczącą motywacji? Dodaj do pakietu materiałów gwizdek lub…budzik. Uczestnicy z pewnością docenią takie kreatywne podejście. Dzięki temu jeszcze lepiej zapamiętają Twoją markę. A co najważniejsze w pozytywnym świetle.

Dlaczego warto personalizować pakiet materiałów konferencyjnych?

Dochodzimy tu do ważnej kwestii, jaką jest personalizacja pakietu na konferencję. W tym miejscu warto przyjrzeć się konkretnym badaniom. Aż 95% osób uważa, że personalizowane prezenty sprawiają przyjemność obdarowanej osobie. Odbiorcy największą wagę przywiązują do oryginalności (45%), wysokiej jakości (38%) i użyteczności (37%) podarunku. To dla Ciebie ważna informacja w kontekście przygotowania pakietu materiałów konferencyjnych. Zdecydowanie postaw na te 3 elementy. W dobie druku cyfrowego nie będziesz mieć problemu z maksymalną personalizacją pakietów na konferencję.

Świetnym pomysłem jest przygotowanie indywidualnych identyfikatorów, imiennego listu powitalnego i certyfikatu ukończenia szkolenia. To wcale nie wiąże się z wysokimi kosztami. Jednocześnie odbiór personalizowanego zestawu konferencyjnego bardzo dobrze nastraja. Dzięki temu uczestnik ma poczucie, że nie jest tylko jedną z wielu osób biorących udział w konferencji.

Wiesz już, jak stworzyć jakościowy pakiet materiałów konferencyjnych. Nie masz czasu sam się tym zajmować? Sprawdź naszą ofertę gotowych pakietów konferencyjnych. Zrób dobre wrażenie na uczestnikach i zbuduj wartość swojej marki.

Źródła: https://nowymarketing.pl/czy-polacy-lubia-robic-personalizowane-prezenty-badanie/