Na czym polega onboarding w firmie i jak skutecznie go przeprowadzić?

Onboarding pracowniczy to proces wdrożenia nowego pracownika do firmy. Ten temat jest coraz istotniejszy nie tylko w korporacjach - mniejsze firmy również chcą odpowiednio przygotować nowo zatrudnioną osobę do wykonywania obowiązków. Im lepiej przedstawimy nowemu pracownikowi strukturę firmy oraz zapoznamy go z firmowymi zwyczajami, tym mniej stresu odczuje, próbując odnaleźć się w nowym środowisku. Onboarding może obejmować szereg działań, takich jak wprowadzenie do misji i wartości firmy, szkolenia dotyczące produktów lub usług, zapoznanie z procedurami firmowymi i technologią oraz budowanie relacji z innymi pracownikami.

Znaczenie efektywnego onboardingu

Nie jesteś pewien, czy proces onboardingu jest faktycznie potrzebny w Twojej firmie? Efektywny proces onboardingu to inwestycja w rozwój i przyszłość firmy. Przez sprawne wprowadzenie nowych pracowników do firmy, istnieje dużo większa szansa na szybsze dostosowanie się i osiągnięcie pełnej wydajności. Pracownicy, którzy czują się dobrze przygotowani od samego początku, są bardziej skłonni angażować się w swoje obowiązki i pozostawać lojalni. Więc skuteczny onboarding może zmniejszyć koszty związane ze zmianami kadry. Dlatego właściwe inwestowanie w proces onboardingu stanowi kluczowy element strategii rozwoju firmy.

Strategie wsparcia i opieki nad nowym pracownikiem

Aby cały proces przeszedł szybko i sprawnie, należy się do niego odpowiednio przygotować. Zaletą jest to, że opracowana strategia może być stosowana uniwersalnie do różnych stanowisk. Oczywiście filmiki instruktażowe czy szkolenia powinny być dopasowane indywidualnie, jednakże wideo "oprowadzające" po wszystkich działach można podsyłać każdemu nowemu pracownikowi. 

Przykładowy plan wdrożenia nowego pracownika

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć i jakie etapy powinny znaleźć się podczas procesu onboardingu w Twojej firmie, przygotowaliśmy przykładową strategię. Oczywiście w swoim planie uwzględnij indywidualne potrzeby swojej firmy - trochę inaczej będzie wyglądał plan wdrożeniowy chociażby dla osób pracujących od początku zdalnie w porównaniu do onboardingu na miejscu. Postaraliśmy się przygotować etapy, które z powodzeniem można przeprowadzić w różnych branżach i trybach pracy. Jeśli jest taka potrzeba, można proces onboardingu rozdzielić na kilka dni. Jest to nawet wskazane - nowy pracownik bywa zestresowany, przez co trudniej mu będzie skutecznie przyswoić natłok informacji. Wtedy onboarding można podzielić w następujący sposób:

Dzień pierwszy - powitanie nowego pracownika

1. Zaprezentuj zespół, z którym będzie pracować nowa osoba. Jeśli firma jest mała, możesz przedstawić każdego członka z osobna. Jeżeli mówimy o dużej placówce, skup się na dziale, do którego został zatrudniony pracownik. Pozostałe działy można omówić w skrócie, opowiadając, czym się zajmują. W przypadku pracy stacjonarnej warto przy okazji pokazać, gdzie znajduje się "socjal" - kuchnia, toaleta i inne ważne pomieszczenia.

2. Opowiedz historię powstania firmy. To właśnie teraz jest chwila na przedstawienie wartości, które przyświecają Twojej działalności. Warto pochwalić się także sukcesami i szczególnymi osiągnięciami na tle konkurencji.

3. Rozwiń wątek o oczekiwaniach. Na pewno była o tym mowa na rozmowie kwalifikacyjnej, jednak warto poruszyć ten temat jeszcze raz i coś dopowiedzieć, jeśli jakiś wątek nie został omówiony wcześniej. 

4. Przekaż sprzęt służbowy i zapoznaj z narzędziami, na przykład wewnętrznym programem służącym do rozdzielania tasków lub do komunikacji. To czas na najważniejsze techniczne kwestie.

Kolejne dni - indywidualne szkolenia praktyczne

W ciągu następnych dni warto stopniowo wdrażać pracownika w obowiązki. W tym wypadku plan działania zależy od branży i wykonywanej pracy. Przedstaw nowej osobie produkty (jeśli prowadzisz sklep) oraz zasady działania sklepu internetowego. W przypadku usług, zaprezentuj, jak powinny zostać one wykonane i oddeleguj nowemu pracownikowi pierwsze zadania. Ten czas można poświęcić także na filmy szkoleniowe z obsługi specjalistycznego sprzętu czy programów. 

Warto być do dyspozycji nowego pracownika. Lepiej, jeśli dopyta o szczegóły, niż zadziała "w ciemno" i wykona coś niepoprawnie. Naprawianie ewentualnej szkody pochłonie zapewne więcej czasu i zasobów, niż konkretna pomoc na samym początku. 

Pamiętaj oczywiście o tym, że plan można modyfikować w zależności od stanowiska. Inaczej będzie wyglądać proces onboardingu dla nowego kierownika działu, a inaczej dla podwładnego pracownika. Jeśli jesteś właścicielem, nie musisz też przeprowadzać tego procesu samodzielnie. W wykonaniu powyższych zadań właściciela firmy może odciążyć mentor.

Mentor, czyli buddy

Bardzo ważną osobą, która pomaga usprawnić proces onboardingu jest tak zwany "buddy", czyli mentor, który jest odpowiedzialny za nową osobę. Głównym zadaniem opiekuna jest oferowanie wsparcia, pomocy i orientacji nowemu członkowi zespołu, aby ten szybko zaaklimatyzował się w nowym otoczeniu oraz zrozumiał swoje obowiązki. Opiekun pełni rolę przewodnika, dzieląc się swoim doświadczeniem, wskazówkami i wiedzą. Dzięki temu, nowy pracownik może szybciej osiągnąć pełną produktywność i integrację z zespołem, co przynosi korzyści dla całej firmy. To właśnie opiekunowi warto powierzyć wykonanie zadań z powyższego planu. Wybierz osobę, która jest związana z Twoją firmą dłuższy czas i posiada odpowiednie kompetencje do przeprowadzenia wdrożenia.  

Box powitalny dla nowego pracownika

Zastanawiasz się, jak powitać nowego pracownika? Coraz popularniejsze są prezenty (nazywane welcomepackami) wręczane podczas procesu onboardingu. Pomagają one przełamać pierwsze lody i rozluźniają atmosferę - każdy lubi otrzymywać upominki, a giftbox otrzymany w takiej sytuacji z pewnością wzbudzi pozytywne emocje u nowego pracownika. To świetna zachęta do dalszej współpracy, ponieważ pokażesz, że traktujesz poważnie każdą nowo zatrudnioną osobę. Swag box (bo tak także nazywa się prezenty powitalne) najczęściej wręcza się pierwszego dnia pracy, na przykład wraz ze sprzętem służbowym. Czasem paczka czeka na pracownika na jego stanowisku pracy. Niektóre firmy decydują się także na wysłanie upominków kilka dni przed nawiązaniem współpracy. 

Co znajduje się w pakietach powitalnych?

To kwestia indywidualna, często zależy od charakteru stanowiska pracy. Najlepiej jednak sprawdzają się uniwersalne gadżety, szczególnie jeśli zostaną opatrzone logo Twojej firmy. Mogą być to koszulki, notesy, długopisy czy smycze. Bardzo modnym dodatkiem stały się bidony z logo - zadbasz w ten sposób o odpowiedni poziom nawodnienia pracownika (a ma to znaczenie dla jego efektywności w pracy). Ciekawym dodatkiem jest kaczuszka lub inna gumowa zabawka. Dlaczego? Duck debugging wywodzi się od programistów - napotykając problem w kodowaniu, "tłumaczą" oni cały proces gumowej kaczce, znajdując przy tym rozwiązanie. Przedstawianie komuś (lub czemuś) swojego problemu pomaga szybciej się z nim uporać. Dlatego też w naszych boxach prezentowych na powitanie znajdziesz nieoczywiste dodatki, które okażą się przydatne dla nowych pracowników. 

Zachęcamy do zapoznania się z naszymi propozycjami na pakiety startowe dla nowego pracownika:

[product id="2632, 2633, 2634, 2635"]

[product id="2636, 2637, 2638, 2639"]

[product id="5665, 5664, 5663, 5662"]

[product id="5661, 5660, 5659, 5658"]

Podsumowując, od czego zależy skuteczny onboarding?

Skuteczny onboarding zależy od kilku czynników. Po pierwsze, ważna jest strategia i plan wdrożenia, który uwzględnia specyfikę stanowiska i potrzeby nowego pracownika. Po drugie, konieczne jest zaangażowanie i wsparcie ze strony mentora oraz zespołu, ponieważ pomaga to nowemu pracownikowi szybko się zaaklimatyzować i poczuć swobodnie oraz bezpiecznie. Po trzecie, komunikacja odnośnie oczekiwań. Ponadto, istotne będzie późniejsze śledzenie postępów oraz regularne udzielanie feedbacku. Ostatecznie, skuteczny onboarding opiera się na budowaniu pozytywnego doświadczenia nowego pracownika, co przekłada się na jego zaangażowanie, efektywność i długotrwałe działanie z Twoją firmą.

[product id="5654, 5655, 5656, 5657"]