Ile powinien kosztować prezent biznesowy w Polsce?

Prezenty biznesowe to niezawodny sposób na uhonorowanie klientów oraz pracowników, a także zacieśnienie osobistych więzi. Warto przy tym pamiętać o kilku istotnych kwestiach związanych z kosztami i opodatkowaniem takich upominków.

Kiedy prezent biznesowy staje się kosztem?

Prezenty biznesowe możesz w określonych sytuacjach uznać za koszty uzyskania przychodu. Powinny one jednak służyć reklamie, a nie reprezentacji firmy. Celem wręczania podarunków ma być zwiększenie rozpoznawalności marki na rynku.

Prezent biznesowy może zostać uznany za koszt podatkowy, jeśli spełnione zostaną następujące warunki:

• Podarunek z logo marki ma charakter promocyjny i nie może być uznane za koszty reprezentacji.
• Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68 a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych upominek jest zwolniony z opodatkowania u obdarowanego, jeśli jednostkowa wartość takiego prezentu nie przekracza granicy 200 złotych. W przypadku droższych prezentów Twój partner biznesowy będzie zobowiązany do wykazania jego wartości w formie przychodu.
• Podarunek powinien być rozdawany wszystkim klientom. Wtedy zostanie uznany za element reklamy, a nie poprawy wizerunku marki.

W gruncie rzeczy kwestie opodatkowania prezentów biznesowych wcale nie są skomplikowane. Konieczne jest tylko uważne podejście do wyboru upominków.

Ile wynosi limit wartości prezentu zwolnionego z podatku dochodowego?

Zgodnie z przepisami, abyś mógł skorzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego, prezent nie może być droższy niż 200 zł. Oznacza to, że upominki o wartości do 200 zł brutto wręczane kontrahentom nie będą stanowić przychodu podlegającego opodatkowaniu. A co w sytuacji, kiedy wręczysz droższy prezent? Wtedy obdarowany musi opodatkować wartość upominku. Ty z kolei jesteś zobowiązany do wystawienia mu dokumentu PIT-8AR (dla przedsiębiorcy) lub PIT-11 (dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej).

Jak rozliczyć podatek VAT od prezentów biznesowych?

W tym przypadku nie ma znaczenia, czy podarunki mają charakter reprezentacyjny, czy reklamowy. Jeśli stanowią wydatek związany z działalnością opodatkowaną, to jako przedsiębiorca masz prawo odliczyć podatek VAT z faktury zakupu tych artykułów.

Zgodnie z polskim prawem (art. 7 ust. 4 ustawy o VAT) przekazanie prezentu to forma dostawy towaru. Jeżeli nie spełnisz warunków zwolnienia, to masz obowiązek doliczyć podatek należny do wartości upominków i przekazać go urzędowi skarbowemu.

A jakie są warunki zwolnienia z tego obowiązku?

Zwolnienie z doliczania należnego podatku VAT występuje, jeżeli:

• sumaryczna wartość wszystkich prezentów przekazanych jednej osobie w ciągu roku nie przekracza 100 złotych netto (jeśli prowadzisz ewidencję podarunków),
• wartość jednego prezentu nie przekracza 20 złotych netto (w tej sytuacji nie musisz nawet prowadzić ewidencji prezentów reklamowych).

Ile firmy wydają na prezenty biznesowe?

Rynek reklamowy rozwija się w Polsce bardzo dynamicznie. Pokazują to badania. Według analiz Publicis Group w 2023 roku wartość polskiego rynku reklamowego wzrosła o 7% do 11,96 mld złotych. Aż 44% tej kwoty to wydatki na promocję w Internecie. Przeciętny budżet marketingowy firm wynosił w 2023 roku średnio 9,1% przychodów. To dużo mniej niż w 2016 roku, kiedy wskaźnik oscylował w granicach 12,1%.

Trudno jest oszacować średnią wartość prezentu biznesowego. To zależy od wielu czynników takich jak:

• branża,
• przychody firmy,
• liczba kontrahentów,
• przychód od partnerów biznesowych i wiele innych.

Warto przypomnieć w tym miejscu zasadę Pareto, wedle której za 80% przychodu firmy odpowiada zaledwie 20% klientów. Te dwa wskaźniki determinują budżet, jaki możesz przeznaczyć na prezenty biznesowe.

Załóżmy, że:

• całkowity przychód Twojej firmy to 10 000 000 złotych,
• całkowita liczba klientów to 2 000 klientów.

Według zasady Pareto 400 klientów przynosi Twojej firmie 8 000 000 złotych przychodu. Zakładając, że średni budżet marketingowy firmy to wspomniane wcześniej 9,1% przychodu, to Twoje potencjalne wydatki na marketing dla tej grupy oscylują w granicach 728 000 złotych, czyli 1820 złotych w przeliczeniu na jednego klienta. Tę wartość traktuj jako maksymalny budżet na działania reklamowe w odniesieniu do partnerów biznesowych. Oczywiście są to przykładowe dane. W każdym biznesie ten rozkład będzie inny.

Prezent biznesowy powinien kosztować tyle, aby zrobić wrażenie na kontrahencie i pozwolić mu poczuć się docenionym. Jak przekłada się to na realne kwoty? Na to pytanie każdy przedsiębiorca musi odpowiedzieć sobie indywidualnie. Dzięki przedstawionym tu przykładom określenie budżetu na prezenty biznesowe powinno być dla Ciebie nieco łatwiejsze